No início da quarentena fui convidado por diversos profissionais para ensinar sobre como se portar em reunião virtual. A quarentena terminou, mas muitas empresas se adequaram ao trabalho remoto. Sabemos que tem muitas vantagens de trabalhar direto de casa, mas também há contras sobre trabalhar fora do ambiente formal, e cada um busca se adaptar dentro das suas realidades.

Esse post foi escrito especialmente para quem trabalha do Home Working ou se preferir chamar, Home Office. Enfim, para aqueles que trabalham direto de casa.

Como se portar em reuniões virtuais

Começo esse post com uma simples resposta: Faça uso do bom senso.

Eu deparei com coisas, nesse período de pandemia, que sinceramente, não me impressionaram. Já vi e vivi situações muito semelhantes a essas.

Gente tomando banho durante uma reunião, outros sem camisa, enfim, pode ter assustado muitas pessoas, mas no final das contas, todos sabemos que é algo comum, apesar de não ser normal e nem o ideal.

Quando iniciei meu trabalho no quartinho de casa, em 2007, eu deparei com certas situações inconvenientes. Parentes chamando, vizinhos falando alto, primos querendo jogar no computador, gente pedindo para fazer uma pesquisa rápida sobre os sorteios da Mega-Sena. Enfim, sei bem como é isso…

Algumas dessas situações estão meio fora do nosso controle, então o negócio é buscar organizar ao máximo e até mesmo doutrinar seus parentes para que compreendam que não é um passatempo, mas um trabalho. Sim, eu sei que você vai encontrar muita resistência no início, mas lembre-se: é seu trabalho, agrade ou não ao outro, é de lá que sai seu ganha pão.

Arrume-se

Você está em casa, mas está trabalhando. Apesar de poder ficar mais à vontade e abrir mão de alguns itens fundamentais como: terno, gravata e até mesmo uniforme. Lembre-se que está trabalhando e ficar à vontade não quer dizer que é ficar desleixado.

Algumas pessoas tem a visão que trabalhar de casa é ficar de pijama o dia todo ou até mesmo de cueca. E sinceramente, estão completamente enganados.

Você pode abrir mão de certas formalidades, mas não deve abrir mão do profissionalismo e respeito pelo cargo que ocupa e pelas pessoas com quem se relaciona.

Mesmo que vista uma roupa que lhe dê mais conforto, tenha em mente que é seu trabalho, e ele, seus colegas de trabalho e seus clientes, merecem respeito.

Prepare o ambiente

Verifique o local onde você possa ser facilmente visto, sem interferências de aparelhos eletrônicos, TV, liquidificadores e qualquer outra coisa.

Sei que há elementos que estão fora do seu alcance, ainda mais se você tiver um animal de estimação em casa, que por mais incrível que pareça, ele decide latir quando você está falando com outras pessoas.

Eu passo por isso e uma das alternativas foi comprar um microfone condensador, sei que talvez esteja fora do seu alcance essa possibilidade, mas sugiro que busque uma forma de amenizar esse tipo de interferência.

Ouvir é tão importante quanto ver, então cuide daquilo que o outro ouvirá, pois se fosse você que estivesse ouvindo, certamente pensaria à respeito da atitude do colega.

Arrume o som para que te ouçam e prepare o ambiente para que te vejam.

Relaxe a mente e o corpo

Você resolveu os possíveis problemas, então agora é hora de relaxar e mostrar que você está 100% focado na reunião. Em uma das lives, uma pessoa relatou que fazer reuniões era algo que ela não gostava, online isso só piorou.

No caso dessa pessoa, ela tem dificuldades em se comunicar com seus colaboradores. Ela disse que é confundida com arrogante, por cobrar quando não fazem o que foi delegado.

A questão é complexa, mas seja coerente, íntegro, que a reunião fluirá bem. Se você tiver que delegar funções, busque executar da mesma maneira que fazia dentro do ambiente corporativo.

Se é uma das pessoas que participa, mas de forma passiva, apenas recebe instruções, faça perguntas e inferências quando necessário, como se estivesse dentro de uma sala física.

A questão colocada no online, é que por estar em ambiente informal, você pode não saber lidar direito com situações inesperadas que estejam fora do seu controle.

Da mesma maneira que você precisou se adaptar à essa realidade, quem faz parte da reunião também precisa se adaptar e, caso se sinta mais à vontade, informe antes de iniciar, que tem vizinhos barulhentos, se for o caso, nada como  um bom fone de ouvidos não resolva ou ligar o som apenas quando precisar falar, para não atrapalhar o desenvolvimento da reunião.

Cuide da Linguagem Corporal

Assim como é possível avaliar o interesse e desinteresse por meio da Linguagem Corporal, dentro de uma sala de reunião, o mesmo é possível quando você está em uma vídeoconferência.

Já tive casos onde pessoas pediram para não ligar a câmera,  por não se sentirem à vontade. A verdade é que, mesmo pelo tom da voz era perceptível avaliar o que estava sendo transmitido.

A questão é que sua Linguagem Corporal pode te entregar, caso não esteja muito confortável com uma determinada situação colocada na mesa.

Não tente criar uma “linguagem corporal de poder”, pois isso demonstra que você é artificial. Mantenha uma linguagem corporal que transpareça confiança. Autenticidade é o que a pessoa que te assiste do outro lado, busca em você, mesmo que de forma inconsciente.

Posicione-se bem diante da câmera, assim como escolhe o ambiente para aparecer bem na “fita”, posicione a câmera na altura da cabeça, de maneira que possa pegar a parte do tronco e suas mãos fiquem expostas.

Você já me ouviu falando muito sobre a importância dos gestos nas apresentações, inclusive escrevi um artigo bem simples explicando os significados de alguns deles.

Mantenha contato visual

Há mitos ligados à ausência do contato visual, dentre eles, dizer que uma pessoa pode estar escondendo algo ou mentindo. Mas esqueça isso, pois não é verdade.

Ausência de contato visual tem ligação com timidez, desconforto sobre algo. E durante uma reunião, olhar para câmera é fundamental quando você for falar.

Quando você estiver ouvindo seu colega, sim, você olha para ele, mas quando for falar, fale olhando bem no centro da sua câmera. Isso fará com que você transmita uma imagem de confiança. o que é indispensável.

Cuidado com suas expressões faciais

Você sabe que existem diversos tipos de expressões faciais, temos as emocionais e os emblemas. Dentro dessas categorias existem dezenas de tipos diferentes. Alguns com significados que podem ser interpretados com mais facilidade, outras que podem trazer conotação ambígua.

Quando você entende o básico das expressões faciais, você muda a maneira como enxerga as pessoas à sua volta.

Dentro de uma das lives, uma seguidora disse que quando via alguém sorrindo de apenas um lado da face, ela pensava que era uma forma da pessoa ser simpática, mesmo não concordando com o que ela havia dito. Quando ela descobriu que o sorriso unilateral significa desprezo, ficou surpresa.

Temos um curso sobre Expressões Faciais Emocionais que você pode conhecer clicando nesse link.

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Esse tipo de confusão é comum, ainda mais para quem não conhece sobre o assunto, por isso, saber o mínimo que seja, te ajudará a fazer interpretações mais corretas e assertivas.

Expressões faciais como emblemas, que possuem significados de fácil interpretação, são fáceis de serem controlados, mas expressões emocionais se tornam difíceis.

Algumas pessoas tem o hábito de afirmar algo verbalmente e balançar a cabeça em um gesto de negação, e quem está do outro lado vai perguntar: Mas afinal, você concorda ou não concorda? São ações conflitantes.

Outras vezes, pode estar comendo alguma coisa e verbalizar o quão gostoso é, porém a expressão facial que transparece, é de aversão àquela comida. Não há nada de errado em você discordar ou não gostar, a questão é que se deve ou não deixar transparecer dentro daquele contexto que está sendo tratado.

Tomar conhecimento das suas emoções e das expressões faciais, te ajudará a evitar cair em situações delicadas.

Reuniões X WhatsApp

E por último e não menos importante, tem reuniões que poderiam ser apenas um simples e-mail ou até mesmo uma mensagem no WhatsApp.

Reuniões desnecessárias para alinhar o que está alinhado é perder tempo e encher quem está do outro lado.

Eu sou um defensor da comunicação acessível. Para mim, reuniões são necessárias, mas dispensáveis em algumas ocasiões.

Tenho reuniões quase todos os dias, algumas são com certos integrantes da minha equipe, outras são com outra parte. Desde os que trabalham diretamente comigo, quanto aos que são contratados.

O que aprendi durante esse processo, é que tem coisas que podem ser simplificadas, isso ajuda a produzir mais e ocupar menos tempo.

Se marcou uma reunião, que ela seja produtiva para o propósito que vocês defendem. Mas não confunda reuniões com a cozinha, onde todos se encontram para bater um papo.

Enfim, espero ter ajudado e, que esse conhecimento possa te ajudar a se sair melhor em suas reuniões daqui em diante.