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Reuniões Mais Produtivas

Reuniões Mais Produtivas é o que gestores e líderes desejam, e os colaboradores sonham. Afinal de contas, existem reuniões que se fala, fala e não se entende e não chega a lugar algum.

10 Etapas Para Reuniões Mais Produtivas

Você é líder ou ocupa um cargo de gestão, mas seus colaboradores não veem coerência no que você fala e faz. Mas já se deu conta do por quê disso? Você sabe definir o foco de uma reunião?

Todo mundo tem ou teve algum dia um “chefe” daqueles que transmite aquela informação clássica: Faça o que eu digo, mas não o que eu faço. Sabemos que esse tipo de atitude além de ser desagradável, não funciona, já que precisamos de exemplos e não apenas de palavras motivacionais. Já dizia aquele ditado: “Palavras ensinam, exemplos arrastam.”

“Faça reuniões para prevenir de problemas ao invés de reuniões para solucioná-los.”

1- Não interrompa os outros enquanto eles falam.

Além de ser um sinal claro de desrespeito, é também egoísmo tremendo não ouvir o que os outros tem a dizer. Em algumas pesquisas realizadas pela Academia Internacional de Linguagem Corporal em nossos treinamentos In Company, deparamos com colaboradores cheios de ideias brilhantes que eram ignorados devido ao “líder” em atividade, não permitir que eles manifestassem seus pontos de vista.

Fique atento, muitos talentos são perdidos por não terem seus pontos de vista ouvidos durante uma reunião.

2- Chegar atrasado quando marca uma reunião.

Se você quer ser o exemplo, é melhor começar dando exemplo. Certamente você não gosta quando um colaborador chega atrasado para uma reunião e te enche de desculpas, correto? Isso se aplica também à você!

É seu compromisso chegar sempre com antecedência, já que você é o “espelho” para aqueles que ali se encontram.

3 – Começar as reuniões com atrasos.

Pontualidade é requisito necessário. Claro que existem contratempos e que todos podemos ser pegos de surpresa, mas como líder, sua função é fazer com que o relógio seja respeitado e, é obrigação de cada um dos colaboradores respeitarem também, já que outros tão importantes quanto os atrasadinhos, pararam o que estavam fazendo para estarem ali em uma reunião, que você líder marcou.

Quando se atrasa uma reunião, você passa a dar mais importância a quem não chegou no horário.

4 – Organizar reuniões sem objetivos definidos.

Reuniões requerem organização: INÍCIO, MEIO E FIM. Portanto, planeje!

Se elas parecem mais com comunicados, é sinal que não organizou os objetivos de forma clara.

É fundamental que as pessoas saiam dali dispostas a agirem, portanto estruture o que será falado durante suas reuniões.

5 – Fale de maneira que todos compreendam.

Sabe aquele chefe que fala, fala, fala e não chega à conclusão? Ser prolixo ao comunicar é uma das coisas mais entediantes que existe. Algumas pessoas por terem perfis comportamentais com alta dominância analítica, tendem a ser redundantes quando o assunto é passar a mensagem.

Falar demais leva a pessoa a falar coisas que muitas vezes são desnecessárias.

6 – Tenha atenção 100% plena na reunião.

Desligue-se do mundo exterior, isso inclui também o seu celular. Mesmo que esteja esperando algum comunicado muito importante, é fundamental que nada tire a sua atenção. A menos que você esteja esperando por uma resposta que será compartilhada na reunião.

Quando o celular de alguém toca, isso chama atenção, dispersando o propósito daquele encontro. E com o líder isso não é diferente.

7- Reunião não é lavanderia.

Já viu quando uma reunião sai do controle e todos começam a tirar o corpo fora das suas responsabilidades? O problema de não ter vendas é porque o crediário não libera o cadastro, o problema de não ser liberado é porque existem regulamentos. O entregador não achou o cliente em casa e a empresa não vai pagar novamente.

Todos tem problemas e a falta ou a precariedade da comunicação leva à problemas e esses devem ser resolvidos um a um, mas sem que isso se torne uma lavagem de roupas sujas.

Em reuniões é muito comum esses tipos de desentendimentos virem a tona, tirando completamente o foco da solução e fazendo com que o problema seja a solução.

8 – Perder o controle emocional.

Já presenciei reuniões onde a presidente de uma grande empresa brasileira gritou com um diretor dizendo: EU MANDO E VOCÊ OBEDECE!

Na ocasião, eu senti fortemente todas as dores daquele diretor tentando mostrar para a presidente que existiam outras possibilidades e deveriam ser avaliadas antes de tomar aquela decisão.

Autoritarismo não tem nada a ver com ter autoridade. Perder o controle e querer ganhar no grito por ter um cargo superior, é arcaico. Você não é obrigado(a) a concordar e muito menos aceitar a ideia do outro, mas é sua obrigação ouvir e argumentar de forma educada.

9 – Expor as pessoas ao ridículo.

Mostre o problema e saiba como mostrar quem cometeu o erro, mas jamais exponha ao ridículo aquela pessoa. Erros são comuns de acontecerem e ninguém quer fazer algo errado, mas os cometemos a todo momento.

Mostrar que o erro de um colaborador custou alguns milhares para os cofres da empresa é importante, para que os outros também compreendam o papel importante que cada um ali presente exerce naquela companhia.

Mas faça isso com jeito, você não precisa ser rude. Se aconteceu é porque existem vários outros dentro da sua companhia, e esta permitiu que esse erro não fosse evitado.

10 – Motive sua equipe ao final da reunião.

Toda reunião, seja ela para alinhamento, cobrança ou criação de um plano de ação, deve terminar com esperança de dias melhores.

Motive sua equipe a continuar buscando o ideal, a proporcionar a experiência que desejam para seus clientes. Mostre à eles que reuniões acontecem porque você se importa com cada um que ali está e, que as reuniões são os lugares amigáveis e não conflituosos.

Diga olhando nos olhos de cada um, que você acredita neles de maneira individual. Mostre que você está no mesmo barco e que os erros deles são seus também. E que você está ali com eles para o que der e vier e que não medirá esforços em ajudá-los.

O líder é inspiração e precisa além de cobrar, saber validar e mostrar que se importa com seus colaboradores.

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